การสร้างตารางนัดหมายเบื้องต้น ใน Google Calendar

ตารางนัดหมาย หรือ Google Appointment เป็นฟีเจอร์ที่ถูกเพิ่มเข้ามาใน Google Calendar ซึ่งทำให้เราสามารถกำหนดเวลานัดหมาย ที่จะอำนวยความสะดวกให้คนอื่นสามารถจองนัดหมายเราผ่านหน้าจอนัดหมายที่สามารถเข้าใจได้ง่าย ด้วยเครื่องมือนี้ผู้อื่นสามารถจองได้เฉพาะช่วงเวลาที่เราว่างเท่านั้น และยังเพิ่มการนัดหมายลงปฏิทินอีกด้วย

วิธีสร้างตารางนัดหมาย

1. เปิด Browser แล้วไปที่ https://calendar.google.com/
2. แนะนำให้สร้างปฏิทินใหม่เพื่อแยกเรื่องของการนัดหมายออกจากปฏิทินส่วนตัว โดยไปที่แถบด้านซ้ายล่าง ในส่วนของ ปฏิทินอื่นๆ (Other Calendars) กดเครื่องหมาย + เพื่อสร้างปฏิทินใหม่ (Create new calendar) กำหนดชื่อของปฏิทิน และ รายละเอียดอื่น ๆ แล้วกดปุ่ม สร้างปฏิทิน (Create calendar) หลังจากนั้นปฏิทินใหม่จะปรากฎใน ปฏิทินของฉัน (My calendars)
3. เริ่มสร้าง Appointment ด้วยการคลิกที่ปุ่ม Create ที่มุมซ้ายบน เลือก Appointment schedule
   
4. ตั้งค่า Appointment schedule
   1. Bookable Appointment Schedule – กำหนดชื่อการนัดหมาย ที่จะปรากฎเป็นชื่อในหน้าจอการนัดหมาย เช่น การนัดหมายเพื่อขอคำปรึกษา เป็นต้น
   2. Appointment duration – ระยะเวลาที่ใช้ในการนัดหมายแต่ละครั้ง
   3. General availability – กำหนดเวลาที่สามารถทำนัดหมายได้ รองรับการทำซ้ำทุกสัปดาห์ด้วย
   4. Scheduling window – กำหนดว่าจะให้เริ่มทำการจองได้ในข้อ General availability ได้เมื่อไหร่ จำนวนวันที่จะให้เตรียมช่องนัดหมายล่วงหน้า และ ระยะเวลาขั้นต่ำที่สามารถจองการนัดหมายได้
   5. Adjusted availability – การปรับเปลี่ยน วัน-เวลา แบบเจาะจงวัน สามารถใช้ปรับเปลี่ยนกรณีที่ตั้งค่าวันนัดหมายแบบซ้ำในข้อ General availability ได้ เช่น บางวันต้องปรับเปลี่ยนเวลาต่างออกไป หรือ บางวันที่ไม่ต้องการนัดหมาย เป็นต้น
   6. Booked appointment settings – ใช้กำหนดเวลาพักระหว่างช่วงนัดหมาย (Buffer time) จำนวนนัดหมายที่สามารถจองได้ต่อวัน (Maximum bookings per day) และ ผู้เข้าร่วมสามารถเชิญคนอื่นได้ (Guests can invite others)
   7. Calendars – เลือกปฎิทินที่จะให้ระบบช่วยตรวจสอบเวลาว่าง ระบบจะปิดไม่ให้จองนัดหมายในช่วงเวลาหล่านั้น กรณีที่ตั้งค่าค่าปฏิทินในช่องแรกสำหรับเก็บนัดหมายเป็นปฏิทินส่วนตัว จะสามารถนำปฏิทินอื่นมาตรวจสอบช่วงเวลาว่างได้ด้วย แต่หากเลือกปฏิทินแรกเป็นปฏิทินที่เราได้สร้างขึ้นใหม่ข้างต้น จะไม่สามารถเลือกปฏิทินอื่นมาช่วยตรวจสอบวันเวลาที่ไม่สะดวกได้อีก (หากต้องการความเป็นระเบียบ แนะนำให้ใช้ปฎิทินที่สร้างใหม่เก็บนัดหมาย และ ใช้ Adjusted availability ในการปรับช่วงเวลาที่ไม่สะดวกแทน หรือ ไปเพิ่มรายการที่ไม่สะดวกในปฏิทินก็)
        
   8. Booking page photo and name – ตรวจสอบว่า รูป Profile และ ชื่อของเจ้าของตารางนัดหมาย เป็นอย่างไร
   9. Location and conferencing – เป็นการให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนับพบว่าจะเป็นแบบ ระบุสถานที่ การโทรศัพท์ เป็นต้น
   10. Description – รายละเอียดเพิ่มเติมของตารางนัดหมายนี้
   11. Booking form – ลักษณะของแบบฟอร์มที่ต้องการให้ผู้ใช้บันทึกเข้ามา โดยเราสามารถกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมได้
   12. Booking confirmations and remainders – กำหนดรูปแบบการแจ้งเตือน
5. แจ้งหน้าจอการทำหนัดหมายให้กับผู้ใช้ของเรา ด้วยการกดที่รายการนัดหมายที่มีสัญลักษณ์ตาราง ระบบจะแสดงหน้าจอ สามารถเลือกเปิดหน้าจอ หรือ แบ่งปันลิงค์ได้เลย
   

NONTAPON RATTANAPITTAYAPORN

More Posts