Post Views:
1,209
ท่านผู้อ่านคงทราบและเคยสร้างสารบัญอัตโนมัติในโปรแกรมเวิร์ดกันมาบ้างแล้วนะคะ หากสร้างสารบัญอัตโนมัติจากแฟ้มเอกสารเพียงแฟ้มเดียวก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย โดยการคลิกที่แท็บ REFERENCE ==> Table of Contents ==> เลือกรูปแบบสารบัญ …. เพียงแค่นี้ ท่านก็จะได้สารบัญอัตโนมัติแล้วค่ะ ง่ายมั้ยคะ ?
แต่ถ้าหากท่านมีแฟ้มเอกสารหลายๆ แฟ้มหละคะ แล้วต้องการสร้างสารบัญอัตโนมัติขึ้นมาเพียงสารบัญเดียว …. ไม่ยากค่ะ ขอแนะนำ 2 วิธีค่ะ โดยการ 1. รวมแฟ้มเอกสารหลายๆ แฟ้มนั้น ให้อยู่ในแฟ้มเดียวกัน (ในกรณีที่รวมแฟ้มเอกสารแล้ว แฟ้มมีขนาดไม่โตเกินไป เพราะจะเป็นสาเหตุทำให้การทำงานอืดได้ค่ะ เมื่อเรียกใช้แฟ้มเอกสารนั้น หรือในกรณีที่แฟ้มข้อมูลพัง/เสียหายขึ้นมา ก็อาจจะทำให้เศร้าได้ค่ะ ดังนั้นวิธีที่ 1 นี้ ค่อนข้างเสี่ยงเหมือนกันค่ะ … 2.ไม่ต้องแก้ไขหรือทำอะไรกับแฟ้มเอกสารทั้งหลายเหล่านั้นค่ะ แต่ใช้วิธี RD แทนค่ะ ลองทำดูตามนี้นะคะ
ในที่นี้ใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด รุ่น 2013 ค่ะ
เริ่มต้นโดยการเตรียมเนื้อหาเอกสารไฟล์ต่างๆ ไว้ ซึ่งไฟล์เอกสารเหล่านั้นควรจะอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน
หากเราต้องการสร้างสารบัญ 3 ระดับ ก็ควรจะกำหนดหัวข้อในแฟ้มเอกสารเป็น Heading 1, Heading 2 และ Heading 3 ซึ่งในที่นี้จะสร้างสารบัญ 2 ระดับค่ะ (และไม่ขอกล่าวถึงการสร้าง Heading ในแฟ้มเอกสารนะคะ ขอรวบรัดตัดความเป็นได้สร้างแฟ้มเอกสารต่างๆ ไว้เรียบร้อยแล้วนะคะ)
หลังจากนั้นให้สร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมา 1 ไฟล์ เพื่อจะสร้างสารบัญ แล้วคลิกที่เมนู “REFERENCES” แล้วเลือก “Table of Contents” ตามรูป 1.
รูป 1. สร้างสารบัญ คลิก REFERENCE ==> Table of Contents
หลังจากนั้น คลิกเลือกลักษณะของสารบัญ ดังรูป 2.
รูป 2. คลิกเลือกลักษณะของสารบัญ
หลังจากคลิกเลือกลักษณะของสารบัญแล้ว จะปรากฏหน้าจอแสดงข้อผิดพลาดขึ้นมา ดังรูป 3. และ 4. ซึ่งก็คือ ยังไม่สามารถสร้างสารบัญได้ เนื่องจากยังไม่ได้ระบุแฟ้มเอกสารที่จะนำมาสร้างสารบัญค่ะ
รูป 3. แสดงข้อผิดพลาดว่าไม่สามารถสร้างสารบัญเอกสารได้
จากรูป 3. เมื่อหน้าจอแสดงข้อผิดพลาดขึ้นมา ให้คลิกปุ่ม OK รับทราบ หลังจากนั้นก็จะแสดงหน้าจอข้อผิดพลาด ดังรูป 4.
รูป 4. แสดงข้อความว่ายังไม่สามารถสร้างสารบัญได้ เนื่องจากยังไม่ได้ระบุแฟ้มเอกสาร
หลังจากนั้นให้แก้ข้อผิดพลาดนี้ โดยการใช้ฟิลด์ RD ซึ่งย่อมาจากคำว่า Reference Documents ดังนี้ค่ะ
- ไปที่ tab <Insert> (ดูรูป 5. หมายเลข 1)
- ไปที่กลุ่ม “ข้อความ” คลิกเลือก “Quick Parts” และ “Field” (ดูรูป 5. หมายเลข 2 และ 3)
- ในช่อง Field name ให้คลิกเลือก “RD” (ดูรูป 6. หมายเลข 4)
- ในช่อง Filename หรือ URL ให้พิมพ์เส้นทางแฟ้มและชื่อแฟ้มเอกสาร (ดูรูป 6. หมายเลข 5)
- คลิกปุ่ม OK (ดูรูป 6. หมายเลข 6)
- ทำซ้ำ 1-5 จนกระทั่งครบทุกแฟ้มเอกสาร โดยให้เรียงตามลำดับแฟ้มเอกสารที่จะทำสารบัญ (ดูรูป 7. หมายเลข 8)
- ไปที่ tab “REFERENCE” และคลิกที่ Table of Contents แล้วคลิกเลือกลักษณะของสารบัญ (ทำซ้ำรูปที่ 1-2) ก็จะได้สารบัญอัตโนมัติ ดังรูป 8. ค่ะ
รูป 5. แสดงขั้นตอนการใช้ Quick Parts โดยการคลิกแท็บ Insert ==> Quick Parts ==> Field …
รูป 6. แสดงขั้นตอนการใช้ RD โดยการคลิก RD ==> ป้อนเส้นทางและชื่อแฟ้มเอกสารที่จะสร้างสารบัญ (ในที่นี้คือ D:\KM-2-60-ToC\1_Herb.docx) ==> คลิกปุ่ม OK
รูป 7. แสดงขั้นตอนทำนองเดียวกันกับรูป 6. เพียงแต่เปลี่ยนเส้นทางและชื่อแฟ้มเอกสาร จากแฟ้มที่ 1 (D:\KM-2-60-ToC\1_Herb.docx) เป็น แฟ้มที่ 2 (ในที่นี้คือ D:\KM-2-60-ToC\2_Fruit.docx)
รูป 8. แสดงสารบัญอัตโนมัติของแฟ้มเอกสาร 2 แฟ้ม
จากตัวอย่าง จะเป็นการสร้างสารบัญอัตโนมัติ จากแฟ้มเอกสาร 2 แฟ้ม
ดังนั้นหากท่านจะสร้างจากแฟ้มเอกสารหลายๆ แฟ้ม ก็ใช้วิธีการดังที่แนะนำมาข้างต้นค่ะ
และหากมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในแฟ้มเอกสารใดก็แล้วแต่ ทำให้มีกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงหน้าเอกสาร เราก็สามารถที่จะปรับแก้สารบัญให้มีการอัพเดตได้อย่างอัตโนมัติ โดยการกดปุ่ม Update Table … ดังรูป 9. ค่ะ
รูป 9. แสดงการอัพเดตสารบัญอัตโนมัติ
ท้ายนี้ ก็ขอจบการสร้างสารบัญอัตโนมัติจากแฟ้มเอกสารหลายๆ แฟ้มไว้แค่นี้ก่อนนะคะ หากลองทำดูแล้วสงสัย สามารถสอบถามเข้ามาได้ค่ะ / ขอบคุณค่ะ
Jarin Manfuekphan
Learning Centre
Prince of Songkla University
Phuket Campus
80 Moo 1, Vichitsongkram Rd.
Kathu, Phuket 83120
More Posts
ท่านผู้อ่านคงทราบและเคยสร้างสารบัญอัตโนมัติในโปรแกรมเวิร์ดกันมาบ้างแล้วนะคะ หากสร้างสารบัญอัตโนมัติจากแฟ้มเอกสารเพียงแฟ้มเดียวก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย โดยการคลิกที่แท็บ REFERENCE ==> Table of Contents ==> เลือกรูปแบบสารบัญ …. เพียงแค่นี้ ท่านก็จะได้สารบัญอัตโนมัติแล้วค่ะ ง่ายมั้ยคะ ?
แต่ถ้าหากท่านมีแฟ้มเอกสารหลายๆ แฟ้มหละคะ แล้วต้องการสร้างสารบัญอัตโนมัติขึ้นมาเพียงสารบัญเดียว …. ไม่ยากค่ะ ขอแนะนำ 2 วิธีค่ะ โดยการ 1. รวมแฟ้มเอกสารหลายๆ แฟ้มนั้น ให้อยู่ในแฟ้มเดียวกัน (ในกรณีที่รวมแฟ้มเอกสารแล้ว แฟ้มมีขนาดไม่โตเกินไป เพราะจะเป็นสาเหตุทำให้การทำงานอืดได้ค่ะ เมื่อเรียกใช้แฟ้มเอกสารนั้น หรือในกรณีที่แฟ้มข้อมูลพัง/เสียหายขึ้นมา ก็อาจจะทำให้เศร้าได้ค่ะ ดังนั้นวิธีที่ 1 นี้ ค่อนข้างเสี่ยงเหมือนกันค่ะ … 2.ไม่ต้องแก้ไขหรือทำอะไรกับแฟ้มเอกสารทั้งหลายเหล่านั้นค่ะ แต่ใช้วิธี RD แทนค่ะ ลองทำดูตามนี้นะคะ
ในที่นี้ใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด รุ่น 2013 ค่ะ
เริ่มต้นโดยการเตรียมเนื้อหาเอกสารไฟล์ต่างๆ ไว้ ซึ่งไฟล์เอกสารเหล่านั้นควรจะอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน
หากเราต้องการสร้างสารบัญ 3 ระดับ ก็ควรจะกำหนดหัวข้อในแฟ้มเอกสารเป็น Heading 1, Heading 2 และ Heading 3 ซึ่งในที่นี้จะสร้างสารบัญ 2 ระดับค่ะ (และไม่ขอกล่าวถึงการสร้าง Heading ในแฟ้มเอกสารนะคะ ขอรวบรัดตัดความเป็นได้สร้างแฟ้มเอกสารต่างๆ ไว้เรียบร้อยแล้วนะคะ)
หลังจากนั้นให้สร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมา 1 ไฟล์ เพื่อจะสร้างสารบัญ แล้วคลิกที่เมนู “REFERENCES” แล้วเลือก “Table of Contents” ตามรูป 1.
รูป 1. สร้างสารบัญ คลิก REFERENCE ==> Table of Contents
หลังจากนั้น คลิกเลือกลักษณะของสารบัญ ดังรูป 2.
รูป 2. คลิกเลือกลักษณะของสารบัญ
หลังจากคลิกเลือกลักษณะของสารบัญแล้ว จะปรากฏหน้าจอแสดงข้อผิดพลาดขึ้นมา ดังรูป 3. และ 4. ซึ่งก็คือ ยังไม่สามารถสร้างสารบัญได้ เนื่องจากยังไม่ได้ระบุแฟ้มเอกสารที่จะนำมาสร้างสารบัญค่ะ
รูป 3. แสดงข้อผิดพลาดว่าไม่สามารถสร้างสารบัญเอกสารได้
จากรูป 3. เมื่อหน้าจอแสดงข้อผิดพลาดขึ้นมา ให้คลิกปุ่ม OK รับทราบ หลังจากนั้นก็จะแสดงหน้าจอข้อผิดพลาด ดังรูป 4.
รูป 4. แสดงข้อความว่ายังไม่สามารถสร้างสารบัญได้ เนื่องจากยังไม่ได้ระบุแฟ้มเอกสาร
หลังจากนั้นให้แก้ข้อผิดพลาดนี้ โดยการใช้ฟิลด์ RD ซึ่งย่อมาจากคำว่า Reference Documents ดังนี้ค่ะ
รูป 5. แสดงขั้นตอนการใช้ Quick Parts โดยการคลิกแท็บ Insert ==> Quick Parts ==> Field …
รูป 6. แสดงขั้นตอนการใช้ RD โดยการคลิก RD ==> ป้อนเส้นทางและชื่อแฟ้มเอกสารที่จะสร้างสารบัญ (ในที่นี้คือ D:\KM-2-60-ToC\1_Herb.docx) ==> คลิกปุ่ม OK
รูป 7. แสดงขั้นตอนทำนองเดียวกันกับรูป 6. เพียงแต่เปลี่ยนเส้นทางและชื่อแฟ้มเอกสาร จากแฟ้มที่ 1 (D:\KM-2-60-ToC\1_Herb.docx) เป็น แฟ้มที่ 2 (ในที่นี้คือ D:\KM-2-60-ToC\2_Fruit.docx)
รูป 8. แสดงสารบัญอัตโนมัติของแฟ้มเอกสาร 2 แฟ้ม
จากตัวอย่าง จะเป็นการสร้างสารบัญอัตโนมัติ จากแฟ้มเอกสาร 2 แฟ้ม
ดังนั้นหากท่านจะสร้างจากแฟ้มเอกสารหลายๆ แฟ้ม ก็ใช้วิธีการดังที่แนะนำมาข้างต้นค่ะ
และหากมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในแฟ้มเอกสารใดก็แล้วแต่ ทำให้มีกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงหน้าเอกสาร เราก็สามารถที่จะปรับแก้สารบัญให้มีการอัพเดตได้อย่างอัตโนมัติ โดยการกดปุ่ม Update Table … ดังรูป 9. ค่ะ
รูป 9. แสดงการอัพเดตสารบัญอัตโนมัติ
ท้ายนี้ ก็ขอจบการสร้างสารบัญอัตโนมัติจากแฟ้มเอกสารหลายๆ แฟ้มไว้แค่นี้ก่อนนะคะ หากลองทำดูแล้วสงสัย สามารถสอบถามเข้ามาได้ค่ะ / ขอบคุณค่ะ
JARIN MANFUEKPHAN
Jarin Manfuekphan Learning Centre Prince of Songkla University Phuket Campus 80 Moo 1, Vichitsongkram Rd. Kathu, Phuket 83120
More Posts
JARIN MANFUEKPHAN
Jarin Manfuekphan Learning Centre Prince of Songkla University Phuket Campus 80 Moo 1, Vichitsongkram Rd. Kathu, Phuket 83120